La data certa è uno dei requisiti di un documento o di un atto; in sostanza, è l'indicazione del giorno, del mese e dell'anno in cui l'atto è stato formato.
Per assegnare data certa ad un documento è possibile:
- ricorrere alla cosiddetta "autoprestazione" presso gli uffici postali (Art.8 del D.L. 261/99), con apposizione del timbro direttamente sul documento;
- adottare un atto deliberativo,in particolare per le amministrazioni pubbliche, di cui sia certa la data in base alla disciplina della formazione, numerazione e pubblicazione dell'atto;
- apporre la cosiddetta "marca temporale" sui documenti informatici;
- ricorrere ad un notaio per l'apposizione di autentica, deposito del documento o vidimazione di un verbale di formazione di un atto pubblico;
- registrare o produrre il documento a norma di legge presso un ufficio pubblico (Ufficio di registro).
Nel tradizionale sistema di documentazione cartacea, in genere, l'attribuzione della data certa (efficace nei confronti dei terzi e non solo tra le parti) deriva principalmente dal riscontro di un'attestazione fatta da un soggetto terzo ed imparziale depositario di pubbliche funzioni.
L'innovazione tecnologica permette di avere strumenti in grado di garantire una datazione certa su qualsiasi tipologia di documento informatico (file): grazie alle tecnologie legate alla firma digitale ed all'infrastruttura normativa vigente in Italia, oggi risulta possibile datare in maniera certa ed opponibile a terzi un documento informatico attraverso la marca temporale. Quest'ultima, nota come digital time stamp, attesta infatti l'esistenza di un documento informatico (file) ad una determinata data ed ora (validazione temporale).